Jeżeli przebrnęliśmy przez etap selekcji firm foto-video i dokonaliśmy wyboru kamerzysty, któremu chcemy powierzyć filmowanie naszego wesela należy to jeszcze sformalizować czyli podpisać umowę. Wydawać by się mogło, nic prostszego – ale nie do końca. Chodzi bowiem o to, abyśmy po podpisaniu umowy nie mieli obaw czy wątpliwości dotyczących różnych okoliczności, sytuacji mogących wyniknąć w trakcie realizacji zlecenia. Właściwa umowa ma uwzględniać różne ewentualności i regulować je tak abyśmy mogli spać spokojnie.
Umowa powinna być sporządzona w dwóch identycznych egzemplarzach. Jakie istotne elementy powinna zawierać taka umowa a jakich w niej nie powinno być abyśmy po podpisaniu tego dokumentu poczuli ulgę, spokój i nabrali jeszcze większej pewności co do właściwej realizacji filmu weselnego.
Pierwszą chyba najistotniejszą sprawą jest podpisanie umowy z podmiotem prowadzącym zarejestrowaną działalność czyli z osobą prowadzącą firmę foto-video. Gwarantuje to nam odpowiedzialność wykonawcy za przyjęte zlecenie a także, po zakończeniu zlecenia wystawienie przez niego rachunku/faktury za wykonany film weselny. Oczywiście możliwe jest również podpisanie umowy z osobą fizyczną nie prowadzącą działalności ale wówczas powinniśmy zawrzeć z taką osobą umowę o dzieło i następnie m.in. odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy od zleceniobiorcy a to już stanowi pewien problem choćby biurokratyczny.
Po drugie każda umowa powinna zawierać pełne dane wykonawcy czyli nazwę firmy, adres kamerzysty, dane identyfikacji podatkowej /NIP/ oraz dokładne dane teleadresowe do kontaktu.
Umowa powinna dokładnie określać przedmiot umowy oraz zakres działań wykonawcy przy realizacji filmowania wesela. Chodzi tu o możliwie precyzyjne ustalenie w umowie momentu rozpoczęcia i zakończenia filmowania oraz ewentualne limity czasu pracy operatora kamery. Należy też wymienić jakie elementy i momenty składają się na realizowany film, a także zakres prac związanych z montażem i obróbką filmu przez kamerzystę. Istotną sprawą tutaj jest również długość gotowego filmu oddawanego zleceniodawcy oraz forma w jakiej go przekazuje. Chodzi tu o rodzaj nośników, ilość kopii, oprawę poligraficzną itp.
Kolejny punkt umowy reguluje kwestie finansowe czyli określa dokładnie całkowitą cenę usługi filmowania z ewentualnymi opcjami dodatkowymi. Tutaj również podana jest kwota zaliczki pobranej od nas przez filmowca. Powinna tu być ustalona także forma i termin płatności pozostałej kwoty.
Następny regulowany umową element to termin realizacji zlecenia. Oczywiście może on być uzależniony od pewnych czynników np. termin dostarcznia przez zleceniodawcę ew. materiałów do filmu jak choćby materiały filmowe i fotograficzne do przygotowania historii młodych z dzieciństwa czy dostarczenia zdjęć od fotografa do przygotowania czołówki, nadruków ttp.
Co z prawami autorskimi?
Bardzo istotną kwestią również uregulowaną w umowie powinna być sprawa autorskich praw majątkowych do materiału filmowego nagranego przez kamerzystę. Oczywiście prawa te z chwilą odbioru filmu powinny być udzielone zamawiającemu czyli parze młodej. Wiąże się to jednak z odpowiedzialnością zamawiającego za działania osób trzecich narażające prawa autorskie wykonawcy jako twórcy. Tutaj też powinien być paragraf regulujący kwestię udostępniania i prezentowania przez kamerzystę nagranego materiału innym osobom celem prezentacji swoich prac.
Kolejny paragraf umowy powinien dotyczyć innych kwestii związanych z usługą np. spotkań organizacyjnych przed ślubem celem ustalenia szczegółów przebiegu dnia wesela.
Jeszcze jedną istotną kwestią są sytuacje i okoliczności sporne mogące zaistnieć w toku realizacji zlecenia. Chodzi tu m.in. o sytuację np.: nie wywiązania się z umowy przez którąś ze stron. Najczęstszym takim przypadkiem jest np. wycofanie się narzeczonych bądź kamerzysty z umowy. Inną taką kwestią może być nienależyte wykonanie przez kamerzystę filmu. Uwzględnienie w umowie odrębnie każdej tego typu kwestii jest możliwe, jednak dopuszczalne będzie również zamieszczenie w umowie ogólnej klauzuli obrzmiącej następująco: „Zamawiający ma prawo do dochodzenia odszkodowania na zasadach ogólnych a ewentualne spory będą rozstrzygane przez Sąd. W sprawach nie uregulowanych niniejszą umową stosuje się postanowienia Kodeksu Cywilnego oraz ustawy – Prawo autorskie i prawa pokrewne.”
